與員工有效溝通交流

管理的過程,從本質上說就是通過發揮各種管理功能,充分調動人的積極性,提高機構的效能,實現企業共同目標的過程。溝通從某種意義上講,就是管理的本質。管理離不開溝通,溝通滲透于管理的各個方面。一個組織的溝通包括管理者與員工的溝通、員工之間的溝通以及組織與外部的溝通,其中,管理者與員工的溝通對于企業的長久發展和員工個人進步都十分重要。

與員工進行有效溝通交流

管理的過程,從本質上說就是通過發揮各種管理功能,充分調動人的積極性,提高機構的效能,實現企業共同目標的過程。溝通從某種意義上講,就是管理的本質。管理離不開溝通,溝通滲透于管理的各個方面。一個組織的溝通包括管理者與員工的溝通、員工之間的溝通以及組織與外部的溝通,其中,管理者與員工的溝通對于企業的長久發展和員工個人進步都十分重要。

第一、要讓員工對溝通行為及時做出反饋

溝通的最大障礙在于員工誤解或對管理者意見理解的不準確,而讓員工對管理者的意圖做出反饋是減少這種問題的關鍵。而鑒定員工反饋是否有效的標準是數量和準確性。在企業管理中,企業管理者作為主動發送者與員工進行溝通,二者之間難免有溝通能力及表達接受信息之間的障礙。為克服這種障礙,就要求管理者在向員工宣布一項任務后,要求員工把所布置的任務再復述一遍,通過直接或間接的詢問“測試”下屬。以確認他們是否完全了解。如果員工所復述的內容與管理者意見一致,就說明溝通是有效的;如果員工對管理者的意見領會出現差錯,可以及時地進行糾正,調整陳述方式,以免帶來不可估量的損失。

第二、對不同的員工使用不同的語言

在同一組織中,不同的員工往往有不同的年齡、教育和文化背景,這就可能使他們對相同的話產生不同的理解。另外,由于專業化分工不斷深化,不同的員工都有不同的“行話”和技術用語。而管理者往往注意不到這種差別,以為自己說的話都能被其他人恰當的理解,從而給溝通造成了障礙。溝通時必須根據接收者的具體情況選擇語言,語言應盡量通俗易懂,盡量少用專業術語。以便接收者能確切理解所收到的信息。

管理者要慎重語言,選擇員工易于理解的詞匯,使信息更加清楚明確。對容易產生歧義的話語應盡量避免使用,或者對于可能產生誤解的話語,作必要的解釋說明,表明自己真實態度和情感,以澄清誤解。在傳達重要信息的時候,為了消除語言障礙帶來的負面影響,針對接受信息人的情況,酌情使用對方易懂的語言確保溝通有效。

第三、積極傾聽員工的發言

一位擅長傾聽的領導者通過傾聽可以從下屬那里獲得信息并對其進行思考。有效準確的傾聽信息,將直接影響管理者的決策水平和管理成效,并由此影響公司的經營業績。

領導者傾聽時不是被動的聽,而是要主動的對信息進行搜索和理解。積極的傾聽要求管理者把自己置于員工的角色上,要想象他的思路,體會他的世界,以便于正確理解他們的意圖,而不是你想理解的意思,避免進入“和自己說話”的陷阱。企業管理者應盡量給員工多的時間讓他們相互交談,并且在傾聽的過程用動作語言表現你對員工談話的濃厚興趣。使員工感覺到你是在誠心誠意地傾聽他們的見解,這樣員工會毫無保留地把真實想法說出來。善于傾聽的人能及時發現他人的好處,并創造條件讓其積極性發揮作用。傾聽本身也是一種鼓勵方式,能提高對方的自信心和自尊心,加深彼此的感情,因此也激發出對方的工作熱情與負責精神。

作為一名管理者,有效地傾聽是必要的。有時常常是說話者一時的靈感自己并有沒有意識到,對聽者來說卻是極大的啟發。

第四、恰當的使用肢體語言

美國心理學家艾伯特?梅拉比安經研究認為在人們溝通中所發送的全部信息中僅有7%是由語言來表達的,93%的信息是用非言語來表達的。因此管理者必須注意自己的肢體語言與自己所說的話的一致性,這樣會在很大程度上跨越言語溝通本身固有的一些障礙,提高溝通效率。

肢體語言是交流雙方內心世界的窗口,它可能泄露我們的秘密。一個成功的溝通者在強化溝通的同時,必須懂得非語言信息,而且盡可能了解它的意義,磨練非語言溝通的技巧,注意“察言觀色”,充分利用它來提高溝通效率。這就要求管理者在溝通時,要時刻注意與員工交談的細節問題,不要以為這是“雕蟲小技”而忽視。

第五、注意保持理性,避免情緒化行為

在接受信息的時候,接收者的情緒會影響到他們對信息的理解。情緒能使我們無法進行客觀理性的思維活動,而代之以情緒化的判斷。管理者在與員工進行溝通時,應該盡量保持理性和克制,如果情緒出現失控,則應當暫停進一步溝通,直至恢復平靜。

第六、減少溝通的層級

在許多企業中,機構設置比較復雜,信息的傳遞需要跨越許多中間環節,才能到達終點。因此,企業應加強組織建設,積極改善組織結構和加強組織文化,使企業能夠較好的發揮溝通的功能。為避免溝通過程中信息的失真,可以精簡機構,建立一支精明的團隊,根據組織的規模、業務性質、工作要求等選擇溝通渠道,制定相關的工作流程和信息傳遞程序,以保證信息上傳下達渠道的暢通,為各級管理者決策提供準確可靠的信息。也可以通過召開例會、座談會等形式傳遞和收集信息。企業有必要設立一個獨立于各職能部門以外的監督部門,負責協調內部的溝通工作,確保信息的真實,使每一次溝通都得到預想的目的,提高溝通效率。

因此,管理者在與員工進行溝通時應盡量減少溝通的層級,越是高級的領導者越應該注意與員工直接溝通。

第七、變單向溝通為雙向溝通

很多企業溝通只是單向的,即只是領導者向下傳達命令,下屬只是象征性的反饋意見,這樣的溝通不僅無助于決策層的監督和管理,時間一長,必然挫傷員工的積極性及歸屬感,所以,單向溝通必須變為雙向溝通。

雙向溝通有利于促進人際關系和加強雙方緊密合作,能激勵員工參與管理的熱情,久而久之,給企業會帶來不可估量的影響。同時,企業組織者和管理者也應該掌握溝通技巧,認真聽取員工的意見,發掘和利用員工的聰明才智,充分調動他們的積極性和創造性,這樣企業最終會得到豐富利益的。

作為管理人員,要想取得溝通的效果,就需要在溝通的過程中,不僅注重與員工溝通的次數,而且更應該注重溝通的質量,講究溝通技巧,運用適當的溝通原則和溝通方式,才能到達良好的效果。

總而言之,在管理者與員工之間進行的雙向溝通,其關鍵在于管理者。

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